Урок «Працюємо з числами» від Джен

Посилання на оригінальну статтю: https://www.jegsworks.com/lessons/numbers-2/intro/interface.htm

 

Вступ: Інтерфейс

 

Якщо ви вже працювали з програмами Windows, то знаєте багато про вікно Excel. Воно має всі звичні елементи вікна, як-от: панель стану, рядок заголовка, смуги прокрутки. Вікно Excel насправді дуже схоже на те, що ви бачили в Word. Якщо ви не знайомі зі словом Word, слід ознайомитися принаймні з першим проектом Working with Words: Word 2007, 2010, 2013 та 2016. Урок «Працюємо з числами» передбачає, що ви маєте досвід з базовими навичками роботи над текстами.

 

 

Терміни електронних таблиць

 

Spreadsheet (електронна таблиця)

 

Документ, який повністю складається з рядків і стовпчиків. Використовується для введення та аналізу даних.
Момент, який може вас заплутати: люди зазвичай використовують слово «електронна таблиця» двома способами:
→ весь файл робочої книги Excel;
→ окремий лист у книзі.

 

Workbook (робоча книга)

Основний документ для Excel. Назва робочої книги за замовчуванням — Book1.xlsx, де, здається, розширення «xlsx» походить з «Excel spreadsheet in XML format». Старі версії Excel використовують інший формат, xls.

 

Worksheet (аркуш)

 

Один аркуш даних. Один чи кілька аркушів утворюють книгу.

Вважайте їх папірцями, складеними один на одного, які зрештою перетворюються на книгу. Робоча книга за замовчуванням містить три робочі листи, названі Sheet1, Sheet2, Sheet3. (Excel 2016 має лише 1 аркуш за замовчуванням). Ви точно захочете змінити ці назви на щось більш цікаве та корисне!

Максимальна кількість листів у робочій книзі залежить від пам’яті комп’ютера.

Робочий аркуш, який також називають просто листом або електронною таблицею, може містити до 1 048 576 рядків у 16 ​​384 стовпців із 32 767 символами в одній комірці. Цього достатньо для більшості цілей!

 

Workbook window (вікно книги) 

 

Вікно документа у вікні Excel (дивіться наступний розділ для ілюстрацій).

Excel 2013 і 2016 показують кожну книгу у своєму власному вікні.

 

Columns (стовпці)

 

Позначені буквами за наступним шаблоном: A, B, C..Z, AA, AB, AC..AZ, BA, BB, BC..BZ, CA..IA, IB..IV..XFD, де XFD — це останній можливий стовпець.

 

Rows (рядки)

 

Позначені цифрами від 1 до 1 048 576.

 

Cell (клітинка)



Перетин рядка та стовпця на робочому аркуші.

 

Active cell (активна клітинка)

 

Має темні межі навколо, а заголовки рядків і стовпчиків кольорові. Це клітинка, яка отримує ваші натискання клавіш та команди.

 

 

Ви робите клітинку активною, коли вибираєте її, натиснувши на неї або перейшовши в неї за допомогою клавіш. TAB або клавіші зі стрілками зручні для переміщення з клітинки в клітинку.

 

Grid lines (сітка ліній)

Сірі лінії, які формують клітинки. За замовчуванням вони не друкуються.

 

 

Якщо ви хочете надрукувати сітку, у діалоговому вікні «Параметри сторінки» є прапорець.

 

Sheet tab (вкладка «аркуш»)

 

 

У кожному робочому аркуші є вкладка у нижній частині вікна книги з назвою робочого аркуша на ній.

 

Active worksheet (активний аркуш) 

 

Робочий аркуш, який отримує ваші натискання клавіш та команди. Він має білу вкладку «аркуш» з назвою жирним шрифтом. Якщо ви об’єднаєте два або більше робочих аркушів, ви можете мати більше одного активного аркуша. Це класна функція, коли не призводить до катастрофи, тому що ви не розуміли, що набраний вами текст буде відображатися більше ніж на одному аркуші!

 

Workspace (робоче поле)

 

Область під стрічкою, що містить ваші документи.

 

Excel 2007, 2010: кілька вікон всередині вікна Excel

 

Вікно Excel 2007 або 2010 може містити кілька відкритих книг одночасно. Інтерфейс для кількох документів — це те, як працювали старші програми Office. (Excel 2013 і 2016 відкривають для кожного документу власне вікно, як і інші програми Office 2013 і 2016).

 

 

За замовчуванням кожен документ розгортається всередині головного вікна Excel, як показано на ілюстрації вище. Переглядаючи вікно Excel, ви не можете сказати, скільки відкритих документів.

 

Як дізнатися, скільки документів відкрито: 

  • Переключіть кнопку вікон: на вкладці «Вид» клацніть кнопку «Переключити вікна», щоб отримати список всіх відкритих документів Excel.
  • Панель завдань: Залежно від вашої версії Windows, панель завдань Windows показує декілька піктограм Excel або одну піктограму з меню, де міститься список відкритих документів.

 

Щоб показати документ у окремому вікні:

Відкрийте нове вікно Excel, а потім відкрийте файл, який ви хочете побачити всередині Excel.

 

Упорядкування документів у вікні Excel:

Ви можете одночасно показати більше однієї робочої книги всередині великого вікна Excel, виклавши їх різними способами. Наведена вище ілюстрація показує два каскадних вікна усередині головного вікна Excel. Вікна змінено до розмірів за замовчуванням. У головному вікні є стрічка.

Щоб організувати вікна документа всередині вікна Excel, можна відкрити діалогове вікно «Упорядкувати вікна»: вкладка «Перегляд» → «Упорядкувати всі». Відкриється діалогове вікно, де ви можете вибрати розташування. Зверніть увагу, що в цій групі вкладок є кілька варіантів вибору!

 

Ви також можете перетягнути рамки вікна документа, щоб змінити розмір кожного з них. Кожен документ має свої кнопки «Згорнути», «Розгорнути» та «Закрити». Зменшення вікна згортає його внизу вікна Excel, а не на панелі завдань.

 

Excel 2013, 2016: Окремі вікна  

 

Excel 2013 і 2016 відкриває кожну робочу книгу у власному вікні з власною стрічкою. Це не дозволяє відображати декілька робочих книг всередині одного головного вікна. Excel, нарешті, почала наслідувати інші програми пакету Office.

 

На вкладці «Перегляд стрічки» є кнопки, які допоможуть вам керувати вашими вікнами Excel.

 

Кнопка «Нове вікно» дозволяє відкрити поточну електронну таблицю у новому вікні, де ви можете вибрати іншу вкладку аркуша або показати інший розділ поточного аркуша. Але у вас все ще лише один документ з Excel, який синхронізує внесені вами зміни.

 

Кнопка «Упорядкувати всі» відкриває діалогове вікно, яке дозволяє вибрати, як ви хочете організувати відкриті вікна Excel на екрані — плитками, горизонтально, вертикально або каскадом.

 

Нове для версії 2013. Тільки для активних робочих аркушів: прапорець «Вікна активної книги» обмежує розташування вікон, які відображають частину поточної книги. Зніміть прапорець біля поля, де розташовані різні книги.

 

 

Робочий аркуш та панель формул  

 

Формула — це функція, яка є особливою для програми електронних таблиць. Для того, щоб зробити ваше життя ще більш загадковим, термін «панель формул» використовується як для всієї панелі, яку ви бачите над клітинками, так і для текстового вікна, розташованого праворуч над клітинками, яке відображає те, що знаходиться в обраній клітинці. У старих версіях Excel ви мали робити все редагування в панелі формул, але останні версії дозволяють редагувати безпосередньо в клітинці. Значно краще!

 

Панель формул однаково працює в Excel 2007, 2010, 2013 та 2016 року (за винятком деяких кольорових відмінностей).

 

У полі «Ім’я» відображається посилання на поточну клітинку, усі поточні вибрані клітинки або діапазон клітинок.

 

Кнопки справа від поля імені стосуються панелі формул.

  • Скасувати: відміняє будь-які зміни.Кнопка: Ввести — панель формул (Excel 2010).
  • Ввести: Приймає зміни та виходить з режиму редагування. Якщо будете друкувати далі, то це замінить поточний вміст комірки.
  • Вставити формулу: відкриває діалогове вікно, в якому ви можете вибрати одну з попередньо визначених формул Excel. Це діалогове вікно відкриває діалогове вікно «Функціональні аргументи», в якому є текстове поле, яке ви можете заповнити. Не існує ризику надрукувати щось помилково, що б спричинило помилку у формулі, яку ви хотіли ввести!

 

Терміни робочого аркуша

 

Headings (заголовки)

 

Кнопки у верхній частині стовпчиків (букв) та лівому боці рядків (чисел). Для вибраного стовпця або рядка заголовок кольоровий.

 

Enter data (ввести дані) 

Виберіть клітинку, введіть свої дані та натисніть клавішу ENTER або натисніть кнопку «Enter» (ввести) на панелі формул. Те, що ви надрукували, тепер міститься в комірці.

 

Name Box (ім’я поля)

 

У верхньому лівому верхньому кутку — вище клітинок аркуша та панелі заголовків. Використовується для відображення посилання на клітинки та підпису та відображення назв для клітинки або діапазону клітинок.

 

Range (діапазон) 

 

Прямокутний набір клітинок, який називається за посиланнями верхньої лівої та нижньої правих клітинок з двокрапкою між ними — як A2: C5 для діапазону, показаного праворуч. Абсолютне посилання на діапазон виглядатиме так: $A$2:$C$5.

 

Ви вибираєте діапазон, натискаючи ліку кнопку миші і перетягуючи курсор, наприклад, з верхньої лівої клітинки в нижню правий клітинку. Під час перетягування в полі «Ім’я» відображається кількість вибраних рядків та стовпчиків. Коли ви закінчите перетягувати курсор і відпустите кнопку миші, у полі «Ім’я» відобразиться лише верхня ліва клітинка.

 

Formula bar (панель формул)

 

Показує вміст вибраної комірки, незалежно від того, чи це звичайний текст, цифри чи формула. Іноді весь стовпчик, що містить поле імені та текстовий рядок формули, називається панеллю формул. Іноді вона просто означає текстове поле, яке показує формулу чи текст.

 

Formula (формула) 

 

Це більше схоже на частину алгебраїчного рівняння, наприклад =SUM(A4:D7) або =AVERAGE(C3, F5, H10). Більшість формул використовують посилання на клітинки, щоб отримати їх значення для подальшого обчислення.

 

Cell reference або relative reference (посилання на клітинку або відносне посилання)

 

Зазвичай ми посилаємося на клітинку, використовуючи літеру стовпця комірки, а потім номер рядка клітинки, наприклад B3 або AD345.

 

Крута можливість: якщо ви переміщаєте вміст клітинки, будь-яка формула, яка містить відносне посилання на цю клітинку, змінюється на відповідне нове посилання на клітинки. Дуже зручна функція — переважну частину часу.

 

Absolute reference (абсолютне посилання)

 

Якщо ви не хочете, щоб посилання на клітинку змінювалося в формулі, коли ви переміщаєте різні дані, вам слід використати абсолютне посилання, розмістивши символ $ перед буквою стовпця та рядком, наприклад, $B$3 або $AD$345.

 

Перезаписування вмісту клітинки: якщо ви вибираєте клітинку і починаєте вводити текст, те, що ви вводите, замінює те, що вже є в клітинці!

 

Редагування на місці: двічі клацніть клітинку. Ви можете використовувати ті самі методи редагування, які ви використовували у Ворді — клавіші зі стрілками, щоб перемістити курсор, клавіші BACKSPACE та DELETE, щоб видалити символи тощо.

 

Редагування на панелі формул: виберіть клітинку, а потім натисніть на панель формул і редагуйте там. Це єдиний спосіб, завдяки якому старі електронні таблиці дозволять вам працювати з даними. Дані лише відображаються у клітинці. Набирати текст потрібно тільки в панелі формул. Незручно!

 

Прихований вміст — ширина клітинки: що трапляється, коли дані в клітинці ширші за неї? Вміст клітинки перекриває клітинку праворуч, якщо вона порожня. Якщо клітинка праворуч не порожня, то, що ви побачите, що зміст буде обрізано, щоб він відповідав розміру клітинки, у якій він знаходиться. Ви не втратите жодні дані, просто не будете їх бачити. У комірках A2 та A3 наведено текст, який перекриває клітинки справа. Але A3 показує тільки те, що вміщається, тому що комірка поряд з нею, B3, заповнена. Порівняйте те, що ви бачите в комірці A3, з тим, що знаходиться на панелі формул. Панель формул відображає весь текст у вибраній комірці. Пізніше ви дізнаєтеся, що робити з цими незручностями.

 

Прихований вміст — висота комірки: клітинка, обгорнена текстом, може бути занадто вузькою для відображення всього тексту. Можливо, ви це навіть не помітите з першого погляду!

 

 

Трикутники у кутах клітинки

 

Microsoft Excel використовує маленькі трикутники в кутку клітинки, щоб вказати на помилки формули або коментарі.

 

Помилка — зелений трикутник у верхньому лівому куті. Натисніть на клітинку і з’явиться значок Trace Error. Натисніть на стрілку біля значка, щоб відкрити меню з доступними опціями.

 

 

Коментар — червоний трикутник у верхньому правому куті.

 

Наведіть курсор на клітинку, щоб показався вставлений коментар.

 

 

Натисніть правою кнопкою миші клітинку, щоб відкрити меню, яке покаже можливості роботи з коментарями.

 

 

The Status Bar (панель стану)

 

 

Панель стану розташована у нижній частині вікна. Більшість часу вона виглядає трохи порожньою. Її завдання — дати вам знати, що відбувається — який статус.

 

Ліва секція: показує, що відбувається. «Ready» (готово) означає, що поточна клітинка готова до введення нових даних (заміни існуючих символів). «Редагування» означає, що ви можете редагувати існуючі дані в поточній клітинці.

 

Індикатори режиму показують, які спеціальні функції увімкнено, наприклад, Num Lock, Scroll Lock та Macro Recording (на ілюстрації вище). Деякі показники відображаються лише при певних режимах перегляду. Наприклад, номер сторінки відображається лише при перегляді макету сторінки. Насправді це логічно.

 

Середня секція: показує розрахунки, використовуючи цифри у вибраних клітинках. Наведена вище ілюстрація показує всі миттєві розрахунки: середнє значення (всіх значень у виборі), кількість (з вибраних комірок, які мають дані), числовий граф (кількість виділених комірок, що містять число), мінімальне (значення у виборі), максимальне (значень у виборі), сума (всіх значень у виборі).

 

Значення автоматичного обчислення не відображаються в панелі стану, якщо ви не вибрали принаймні дві комірки, що містять цифри.

 

Права секція: кнопки режиму перегляду та контролю масштабу.

 

Налаштування панель стану: ви можете вибрати, які функції відображати на панелі стану. Просто натисніть правою кнопкою миші на панелі стану, щоб побачити список. Натисніть елемент, щоб увімкнути чи вимкнути його. На ілюстрації знизу показано вибір за замовчуванням.